Organización y Métodos

INTRODUCCIÓN

s una técnica que ayuda al control de los procedimientos en la forma administrativa y están relacionadas con la administración en el planteamiento de políticas, estas políticas diagnostican a la organización en las posibles soluciones a un problema volviéndose eficiente y eficaces.

Administración proviene de los vocablos Ad que  significa guiar, dirección, rumbo y de minister que significa  subordinado . Organización y métodos e

EFICIENTE.-utiliza los recursos que posee la organización para satisfacer necesidades y llegar al objetivo común.

EFICAZ.- cumplir, optimizar, reducir a la máxima expresión recursos naturales, recursos humanos, recursos tecnológicos , recursos económico y recursos materiales.

OBJETIVOS E IMPORTANCIA.- Las técnicas de organización en general constituyen una herramienta que facilite el desarrollo recursos disponibles así como optimizar los recursos disponibles aplicando principios y formulando diagnósticos que nos permiten recomendar soluciones surgiendo un modelo organizacional.

Objetivos:

1.- Detectar las causas que producen conflictos llamada espina de pescado o causa y efecto.

2.- Eliminar el trabajo necesario envase a un diseño.

3.- Eliminar la duplicidad mediante la burocracia a un diseño.

4.- Incrementar la productividad mediante la utilización de los recursos

5.- Mejorar la calidad de los servicios.

6.- Mejorar la estructura y funciones.

7.- Garantizar que una organización sea eficiente y eficaz reduciendo tiempo y mejorando el uso de los recursos.

IMPORTANCIA.- La organización por ser de aspecto general  lógico recoge todo lo que predicción para mejorar los procesos y las organizaciones.

JUSTIFICACIÓN.- una vez efectuada el estudio y el diagnostico que los sistemas de organización existen y nos permiten desarrollar con la suficiente eficacia el control administrativo por lo tanto recomendamos distribuir actividades y funciones.

FINALIDAD.- Asegurar la máxima eficiencia en una máquina administrativa pero como regla general organización y métodos no se le concede autoridad razones del estudio de O y M.

1.       Organizativa de los propios directivos en mejorar los procesos por pedido de sus organizaciones.

2.       Por necesidad de satisfacer a un medio externo y por políticas de la organización.

ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA

La mayoría de organizaciones asigna funciones a diferentes actividades pero envase a las estructuras. Se les ha ubicado a O y M entre los niveles superior e intermedio  a su lado izquierdo como no tiene grado de autoridad pero si de responsabilidad en el cumplimiento de las asesorías es decir organización y métodos es una unidad asesora a los niveles  que goce de una jerarquía.

MÉTODO.- es la forma como aplicaremos dichas prioridades, estos nos permiten tener un acceso directo a los niveles directivos sin poder de decisión y que nos permiten implementar sus estudios pero si se los coloca entre niveles para que asesoren a los niveles en toma de decisión para las cual se crea una unidad asesor un directivo reconoce que no está cumpliendo con los objetivos planteados.

PERFIL PROFESIONAL DE PERSONAL DE O Y M

El personal que labora en O y M se conoce con el nombre de analista él se encargara de recopilar información.

Analizar el proceso y dar información, salida. Con el fin de prestar soluciones alternativas, el analista pueden ser un técnico o un teórico que nos va a ayudar a mejorar los procesos en estructura organizacional.

1º Conocimientos en las teorías de la administración como son teoría x, y, z estos nos ayudan a mejorar los procesos.

2º Conocimientos técnicos con esto nos permitirán diagnosticarlos procesos en base a un flujo diagramación o algoritmo, organigrama, diagrama de proceso y distribución de espacios.

FUNCIONES Y SERVICIOS

FUNCIONES

Entre las principales funciones tenemos:

1º      Estudiar y analizar los procesos.

2º      Adecuar a la organización en función de sus dependencias.

3º      Asesorar a las unidade4s o dependencias.

4º    Hacer actividades de promoción.

5º    Dictaminar, asesorar, informar.

La principal función de organización y método es la de asesorar a los principales autoridades con poder de decisión por una parte fundamental es que esta unidad carece de energía, es decir tiene un grado de responsabilidad.

SERVICIOS

Entre los servicios tenemos:

1º      Tener tiempo para estudiar los problemas.

2º      Ser independiente de la unidad bajo estudio.

3º      Adiestrarse en técnicas especializadas para dar soluciones a un problema.

4º     Limitación de limitaciones o inivisiones

 ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN  Y MÉTODOS

La información sobre la actividad administrativa debe ser recopilada, analizada y presentada bajo un informe para lo cual se debe generar un tipo de propuesta que nos vaya ayudar a mejorar los procesos de dicho análisis debe seguir los siguientes pasos:

1º      Conocer el hecho o situación que se analiza y escribe.

2º      Descomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y negativos.

3º      Examinar críticamente el hecho o situación.

4º      Ordenar cada elemento en orden de prioridades.

5º      Definir las relaciones que operan cada elemento.

6º      Clasificar la información mediante objetivos, estructuras, normal, funciones y operaciones.

1º  Administración  Lineal o Militar.

2º Administración Estructural.

3º Administración Funcional

Datos

                -Análisis                                     - Variables

Procedimientos        

 -  Sintaxis                                     -Información

                    -toma decisión                         -Problema

                    -Condicional

Out            - Resultado

      4º Adm. Sistemática

Todos los procesos del Input, procesos, que son procedimientos.

Ejemplo.  a+b=c

     5º Adm. Por objetivo

Son los resultados A.P.O

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE ORGANIZACIÓN  Y MÉTODOS

Cuando hablamos de un sistema hablamos de un conjunto de procesos estos proceso se clasifican en tres simplificación, automatización y tercerización.

Simplificación.- No es otra cosa que introducir mejoras a un proceso envase a procedimientos que son eliminación, adición, combinación y mixtos.

Eliminación.- Es suprimir pasos innecesarios.

Adición.- Agregar procedimientos necesarios.

Combinación o mixtos.- Es introducir nuevas tecnologías de comunicación e información que ayudan a reducir tiempos y espacios.

Tercerización.- mecanismo mediante la cual se apoyan a otros procesos la tercerización no es otra cosa que el apoyo a personas externas.

OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES

1º      Los obstáculos y limitaciones por el orden del día en las organizaciones en especial para la unidad de sistemas entre las que podemos mencionar de un programa general en organización y métodos.

2º      Poca predisposición de los ejecutivos.

3º      Escases del personal idóneo o calificado en programas de mejoramiento de procesos.

4º      La resistencia al cambio este punto es el más perjudicial en las organizaciones ya que la gente que desconoce su propósito no quiere no puede, no conoce.

5º      La falta de recursos humanos, tecnológicos y económicos.

LA RESISTENCIA AL CAMBIO

El trabajo diferente que deben realizar los empleados de una organización permite  que exista una resistencia muy grande en la empresa existiendo tres factores: socialcultura. Generando limitantes que ayudan:

a)      Explicar a los altos directivos de la organización.

b)      Reformar los programas o software en la organización en base a la capacitación.

c)       Realizar un diseño de los propósitos y procesos.

d)      Organizar equipos de trabajo, cuyo diagnostico se representa de la siguiente manera.

Para el análisis las empresas deben generar 3 estados: el antes, el durante y el después, antes a corto plazo, él durante mediano plazo y el después a largo plazo, este proceso va a tener una secuencia inmensa en técnicas como:

Cuestionario, entrevista e investigación, al cuestionario se lo conoce como una encuesta cuyo sesgo se maneja bajo tres tipos de colas con sesgo cerrado.

1 Observación (necesidades)

2 Encuesta cerrada (si o no)

¿Qué es la encuesta?- es un banco de preguntas con sesgo cerrado que ayudan a dar soluciones a un posible problema.

¿Qué es la entrevista?-la entrevista es un conservatorio y la observación directa es una visualización.

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La organización debe ser organizada de forma.

v  Narrativa.-  Son informes.

v  Grafico.- envase a flujo gramas o diagrama proceso.

v  Mixta.-  la unión de los dos.

Dando surgimiento de un análisis, el análisis debe ser preciso, rápido y consignarse por escrito como un medio de respaldo de su trabajo.

PRESENTACIÓN DEL INFORME

El informe se presenta bajo a parámetros o esquema.

1.       En forma escrita.

2.       En forma verbal.

3.       En forma mixta.

La escrita se presenta en los siguientes parámetros.

1.       Tema.

2.       Introducción.

3.       Objetivo general (organización)

4.       Desarrollo.

-         Observación ( directa, indirecta)

-         Encuestas

-         Entrevista

-         Análisis

-         Tabulación datos.- Es la

5.       Análisis Información.

6.       Conclusión.

7.       Recomendación.

8.       Anexos.

Mixto.- Es el compendio de un verbal y un escrito.

Implantación de las recomendaciones. Para implementar las recomendaciones es necesario.

v  Prueba pilota.

v  Difusión de las recomendaciones.

v  Personal idóneo.

v  Preparación de materiales.

v  Hoja de cronograma.

Dando paso al surgimiento de las evaluaciones.

Evaluación.- Es una comprobación a una observación dada.

Importancia.- el analista de sistemas debe conocer la deficiencia y dificultades que presenta un sistema es decir los procesos que generan esta durante la ejecución del proceso en si cuyas características son flexibilidad, temporalidad, creatividad, continuidad, realismo y sensibilidad generando tiempos de evaluación que son antes durante y después  del proceso  modificando o ajustando de acuerdo a las necesidades del cliente usuario, dando paso al surgimiento a los tipos de evaluación.

Ø  Evaluación inmediata.- a largo plazo mayor a 6 meses.

Ø  Evaluación mediata.- a corto plazo menor de un mes.