miércoles, 27 de julio de 2011

AUTONOMIAS

Es la unión de descentralización y desconcentración.
Descentralización.- Transferir funciones  en forma definitiva.
Desconcentración.- Delega Actividades.







MANUALES

Los manuales son herramientas de guía de las actividades que deben realizar el personal  de la organización es un compendio de funciones, actividades y tareas que deberán asumir las diferentes unidades administrativas.

DEFINICION.- Los manuales son la identificación clara de la estructura organizacional con las funciones y actividades asignadas a cada unidad los manuales forman parte de los organigramas, cuyas ventajas y desventajas son:

VENTAJAS:

1.      En cuanto a la organización

2.      En cuanto a los ejecutivos

3.      En cuanto al personal de operaciones

1.- En cuanto a la organización.- Delimiten el campo de acción: funciones,  acciones  y por ende responsabilidades analizando la estructura física de la misma.

2.- En cuanto a los ejecutivos.- Facilita el conocimiento de su área de competencia. Contribuye a determinar su composición.

3.- En cuanto a su personal de operación:

·        Permite un conocimiento de la estructura de la organización.

·        Permite un conocimiento de las tareas iniciativas y responsabilidades

DESVENTAJAS:

1.      Se impone excesivo formalismo

2.      Se elabora demanda, esfuerzo y no son beneficiados, es decir su contenido en ocasiones es escaso.

PARTES DE UN MANUAL:

Un manual consta de tres partes.

1.      Parte General.- Describe una breve historia de la empresa con sus objetivos, políticas, estrategias  y la forma como el personal participara luego del mismo.

2.      Parte Esencial.- Describe mediante un análisis de estudio implementación mediante cuadros de representación.

3.      Parte Complementario.- Son las conclusiones, recomendaciones y anexos.



RAZONES PARA LA ELABORACION DE UN MANUAL

Las razones son muchas pero las más importantes ya que se enfocan más a claridad a la responsabilidad de la ejecución del mismo para lo  cual no se debe descuidar de:

A quien va dirigido las políticas de la organización, antecedentes de la misma norma de procedimiento, cuyos pasos son los siguientes:

1.      Tema

2.      Antecedentes

3.      Introducción

4.      Objetivos de la institución

5.      Políticas de la institución y estrategias

6.      Desarrollo

6.1   Observaciones

6.2   Encuestas

6.3   Entrevistas

6.4   Tabulación

6.4.1        Analítico, modelo

6.4.2        Organigrama

6.4.3        Flujo grama

6.4.4        Diagrama de procesos

7       Matrices evaluatorios y finales

8       Manual, Conclusiones y Recomendaciones.


GUÍAS



Basándonos en un ordenamiento de sus actividades en forma secuencial y lógica, respetando normas internacionales ISO, es decir planificando, organizando, dirigiendo, controlando para lo cual utilizaremos el siguiente proceso llamado diagrama de procesos.

El diagrama de procesos es un documento que describe las actividades y debe seguirse en unidad administrativa que nos permitirán conocer el funcionamiento interno de una organización cuyo instrumento nos permitiría conocer el funcionamiento de dicha organización; cuyo objetivo es desarrollar sus actividades con eficiencia y eficacia en cada área cuyas políticas de control se define mediante las funciones y responsabilidades mediante unidades de costos que son los siguientes:


 
  • Nº DEL CLIENTE
  • DISEÑO              
  • SATISFACCIÓN DE NESECIDADES

Un manual de procesos consta de los siguientes parámetros:



  1. Introducción
  2. Objetivos
  3. Análisis
    1. Observación Directa o Indirecta
    2. Encuestas
    3. Entrevistas.
  4. Tabulación de Datos
  5. Matriz
    1. Inicial
    2. Final
  6. Manuales.

Organigramas

¿Qué es un organigrama?

Los organigramas no son otra cosa que la representación grafica de la estructura normal cuyo objetivo como es plasmar y transferir en forma grafica y objetiva como está compuesta una organización envase a los modelos antes estudiados.

CLASIFICACIÓN
Los organigramas se dividen en 2 grandes grupos y un grupo especial:
1) por su uso : analitico, esquematico.
2)por su fin: estructural, funcional , personal.
especiales: escalar, circular.
Por su uso.- Es aquel que se da de forma continua o cotidiana. Se genera envase a un detalle o desglose en el cual tenemos:
Analítico o detallado.- Es aquel que parte de un análisis numérico

 
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LAS RAMAS








Esquemático.- Son los que representan gráficamente la estructura en forma resumida. Aquí se identifica o se difunde la estructura organizacional.
Ejemplo:
1.      ANÁLISIS
1       Gerente General
2.      Gerente Sistemas
2.1.   Gerente Ventas.
3.      Programador.
3.1.  Vendedor
5.      Secretaria
4.      O y M
2.2    Jefe de Sistemas
2       MODELO CÓNICO
3      ORGANIGRAMA







































Ø  POR SU FIN

1.      Estructural.

·        Unidad Jerárquica

·        Canal de Mando

·        Canal de comunicación

·        Evaluación

2.      Funcional.- Función.- Son actividades que van a cumplirse

3.      Posición o Personal.- Es la cantidad de personas.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Es la representación grafica de la estructura administrativa, identificando los niveles jerárquicos, canales de mando, comunicación y coordinación.

1.      ESTRUCTURAL













3 PERSONAL











Además de estos organigramas existen  circulares, escalares  que no forman parte de los organigramas.

·        CIRCULARES:

·        ESCALARES:
UTILIDAD
Los organismos tienen sus ventajas  y desventajas en función de las necesidades generadas entre las que podemos mencionar:
1.      Forman como fuente de consulta
2.      Generan o proveen una imagen formal de la organización.
3.      Contribuye como elemento técnico para su crecimiento.
Esto representa las unidades los organigramas.
FUNCIONES
·        Para todas las áreas de la organización, es decir para la administrativa, informática o de personal.
·        A la persona o analista de O y M será de suma importancia su aplicación.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE  LOS ORGANIGRAMAS
VENTAJAS:
·        Provee una imagen formal de la organización.
·        Obligan a los autores a aclarar sus ideas.
·        Muestra quien depende de quién.
·        Sirve como historial de cambio.
DESVENTAJAS:
·        Solamente representa la formalidad y la informalidad.
·        No señalan el grado de autoridad disponible a los distintos niveles.
·        Las personas pueden confundir sus estatus con su autoridad.
ADMINISTRACION POR PROCESOS
Luego  de haber orientado los esfuerzos a medir, controlar y certificar y se deben alcanzar las siguientes mejoras.
·        Disminución del coste
·        Disminución de inventarios
·        Mayor Satisfacción
·        Incrementa de la mano de obra.
Para la cual debemos mencionar los siguientes macro procesos:
·        Gobernador(gobierno)
·        Gobernador de valor (Prestación de servicios)
·        Apoyo(Asesorías)
·        Habilidades(Desarrollo)
·        Especiales(Mejoramiento)
La unificación de estos macroprocesos nos da como resultantes unos criterios para la preparación o ejecución de los organigramas.
·        Sencillo
·        Precio
·        Vigencia
·        Presentación
·        Uniformidad
1.      Fácil Visualización
2.      Relaciones  a coordinaciones
3.      No existe un periodo estable de vigencia
4.      Debe  hacerse en forma horizontal no vertical
5.      Debemos utilizar los rectángulos, deben tener uniformidad si sale del centro del rectángulo debe llegar al centro del lado opuesto.